案例情景回放：職場(chǎng)小白的困惑

入職不久，小白作為財(cái)務(wù)部的代表參加了公司XX系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)項(xiàng)目的采購(gòu)商務(wù)談判，采購(gòu)方式是定向談判。與期望的不同，談判前公司內(nèi)部未做任何形式的采購(gòu)溝通，小白也不清楚要采取的談判策略、價(jià)格策略和自身要扮演的角色，但憑著初生牛犢的一腔熱情，小白還是艱難的和供應(yīng)商討價(jià)還價(jià)，最終將供應(yīng)商的報(bào)價(jià)削減100余萬(wàn)元。談判過(guò)程中，小白留意到，相比供應(yīng)商的兩名談判代表，公司從各部門抽調(diào)出10余人的談判隊(duì)伍，整整坐了談判桌的2/3，但真正談判時(shí)，除了小白之外其他人發(fā)言寥寥，甚至作為需求部門代表的談判組長(zhǎng)缺席整個(gè)談判過(guò)程。談判結(jié)束后，小白還隱隱約約聽(tīng)到，作為談判工作人員的需求部門接口人抱怨，“一下節(jié)約這么多，還得找項(xiàng)目把錢花完，這小白真是沒(méi)事吃飽了撐的”。該項(xiàng)目執(zhí)行中，還發(fā)生一件事令小白印象頗深，合同中約定供應(yīng)商需要開(kāi)具增值稅專用發(fā)票，但報(bào)賬時(shí)供應(yīng)商拿出稅局高新技術(shù)項(xiàng)目免稅證明，僅開(kāi)具了增值稅普通發(fā)票。

下面，我們來(lái)共同剖解一下案例，找出項(xiàng)目采購(gòu)成本財(cái)務(wù)管控的要點(diǎn)及策略，以資借鑒。

1、對(duì)比標(biāo)桿，明確策略

商務(wù)談判前，企業(yè)通常會(huì)組織采購(gòu)項(xiàng)目的溝通會(huì)，就項(xiàng)目情況、談判策略進(jìn)行溝通和布置，其中項(xiàng)目成本測(cè)算及以此為基礎(chǔ)的價(jià)格策略應(yīng)是會(huì)議主要議題之一。測(cè)算了項(xiàng)目的成本，也就劃出了項(xiàng)目采購(gòu)價(jià)格的上限，可以作為與供應(yīng)商談判的價(jià)格基礎(chǔ)，再與供應(yīng)商實(shí)際報(bào)價(jià)進(jìn)行對(duì)比，找出談判的空間，從而在談判中處于主動(dòng)的地位。案例中企業(yè)在談判前并未召開(kāi)商務(wù)談判溝通會(huì)，談判策略及成本控制更無(wú)從談起。

項(xiàng)目的成本測(cè)算要用到測(cè)算基準(zhǔn)，也就是財(cái)務(wù)管理中通常所說(shuō)的資源標(biāo)桿，或者稱是商品的價(jià)格。企業(yè)財(cái)務(wù)部門要建立成本標(biāo)桿庫(kù)，作為資源分配和項(xiàng)目采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)。成本標(biāo)桿有內(nèi)部標(biāo)桿和外部標(biāo)桿之分。內(nèi)部標(biāo)桿以企業(yè)近幾年歷史項(xiàng)目為基準(zhǔn)，剔除例外情況后整理得到，如案例中系統(tǒng)運(yùn)維項(xiàng)目可采用人天工作量，按照運(yùn)維人員的級(jí)別設(shè)置不同的人天單價(jià)。外部標(biāo)桿通常選用行業(yè)或類似企業(yè)的歷史交易為基礎(chǔ)，實(shí)務(wù)中很難取得，使用時(shí)需注意企業(yè)之間的可比性。

2、正向激勵(lì)，鼓勵(lì)節(jié)約

資源考核應(yīng)樹(shù)立恰當(dāng)?shù)臉I(yè)績(jī)導(dǎo)向，避免出現(xiàn)誤導(dǎo)、亂導(dǎo)的情況，背離企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。財(cái)務(wù)部門在設(shè)定企業(yè)資源考核指標(biāo)時(shí)，既要考量結(jié)果的達(dá)成，又要兼顧過(guò)程的管理，注重資源投放的效率性和效益性，避免出現(xiàn)鞭打快牛的現(xiàn)象。對(duì)于案例中出現(xiàn)的采購(gòu)節(jié)約，企業(yè)應(yīng)建立資源節(jié)約的回收機(jī)制，不能反向成為需求部門資源完成的負(fù)擔(dān)。對(duì)于采購(gòu)部門的業(yè)績(jī)考核，應(yīng)設(shè)立采購(gòu)節(jié)約類指標(biāo)，發(fā)揮采購(gòu)部門在采購(gòu)成本控制中的主導(dǎo)作用。

同時(shí)，企業(yè)要塑造提升采購(gòu)談判能力，在內(nèi)部打造一批有動(dòng)力、有能力的專兼職采購(gòu)專家隊(duì)伍，將采購(gòu)參與度、采購(gòu)節(jié)約量納入專家隊(duì)伍的業(yè)績(jī)考核，對(duì)于節(jié)約顯著的，亦可給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。案例中，企業(yè)員工是從各部門隨機(jī)抽取，員工沒(méi)有動(dòng)力去參與談判，而是將采購(gòu)作為工作之外的額外負(fù)擔(dān)。

3、精準(zhǔn)條款，前置保護(hù)

合同是項(xiàng)目采購(gòu)的成果，也是項(xiàng)目履約的起點(diǎn)。合同對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)成本的控制，主要體現(xiàn)在“早收晚付”理念的貫徹，通常有嚴(yán)格控制預(yù)付款的支付比例，款項(xiàng)的支付進(jìn)度不早于項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行進(jìn)度、設(shè)置一定比例的保證金等。同時(shí)，還可以設(shè)置一定的付款期間，如規(guī)定項(xiàng)目達(dá)到初步竣工驗(yàn)收后30個(gè)工作日內(nèi)付款，既避免了可能出現(xiàn)的違約風(fēng)險(xiǎn)，又降低了資金占用成本。此外，還可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際在合同條款中約定合同標(biāo)的送貨節(jié)奏，以節(jié)約倉(cāng)儲(chǔ)成本。

合同涉稅管理尤為重要，合同中需要根據(jù)標(biāo)的的實(shí)際來(lái)約定結(jié)算的票據(jù)種類。涉及兼營(yíng)、混合銷售的復(fù)合項(xiàng)目，合同中應(yīng)按照適用稅種、稅率的不同拆分出相應(yīng)的標(biāo)的及金額，并在結(jié)算條款中分別列示，以免增加不必要的稅負(fù)成本。案例中提及的高新技術(shù)項(xiàng)目免稅證明，在稅法上并無(wú)不妥之處，但對(duì)企業(yè)而言會(huì)因進(jìn)項(xiàng)稅的無(wú)法抵扣而增加運(yùn)營(yíng)成本。企業(yè)可在合同中明確，對(duì)于供應(yīng)商申請(qǐng)的免稅項(xiàng)目，需在請(qǐng)款時(shí)扣除相應(yīng)的金額。

除以上把控要點(diǎn)之外，還不能忽略項(xiàng)目執(zhí)行中的財(cái)務(wù)監(jiān)控以及項(xiàng)目完成后評(píng)估對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)成本控制的反向拉動(dòng)作用。如在業(yè)務(wù)報(bào)賬審核環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)人員在檢查報(bào)賬單據(jù)合規(guī)性基礎(chǔ)上，還要關(guān)注是否達(dá)到合同設(shè)置的付款條件、涉稅票據(jù)的提供情況，與合同不符的或票據(jù)不合規(guī)的，應(yīng)退回供應(yīng)商重新開(kāi)具，嚴(yán)控合同執(zhí)行偏離的情況。